Moderní technologie mohu život usnadnit, ale i zbytečně zkomplikovat. Platí to i v podnikání, které se již bez moderních nástrojů neobejde. Nedílnou součástí většiny firem je proto informační systém, jehož smyslem je automatizace, standardizace a zjednodušení základních procesů, efektivní zpracování dat a v neposlední řadě možnost vyvozování osobní zodpovědnosti v řadách zaměstnanců. Jenomže vybrat správný software je leckdy oříšek. Na co byste si měli dát pozor, než učiníte konečné rozhodnutí?
Účetní program, nebo plnohodnotné ERP?
V prvé řadě si je dobré ujasnit, co přesně hledáte. Potřebujete informační systém nabitý pokročilými funkcemi, nebo vám bude – byť na určitou dobu – stačit kvalitní účetní program? Jedná se totiž o dvě samostatné kategorie, mezi kterými panuje výrazný cenový rozdíl.
Spousta podnikatelů nemá ucelenou představu o tom, co by měl informační systém umět a raději volí dražší produkt, který však nemusí být nejlepší. Prioritami by přitom neměla být pouze úspora za nevyužité funkce, ale i snaha o co nejjednodušší ovládání s ohledem na méně zkušené uživatele systému. Zaměstnanci jistě ocení komplexnost, ovšem pouze za předpokladu, že ji efektivně využijí. Platit za robustní ERP, když potřebám firmy plně dostačuje účetní systém, je nesmysl.
Na míru, nebo hotové řešení?
Další otázka souvisí s volbou mezi softwarem naprogramovaný na míru a zakoupením licence k již hotové aplikaci. Pokud jde o finanční hledisko, téměř vždy se vyplatí tzv. modulové řešení s univerzálními funkcemi. V případě aplikací, jako je například český RIS, je možné kdykoliv přejít na vyšší variantu a doplnit stávající účetní systém o další moduly.
K nevýhodám informačního systému na míru patří kromě výrazně vyšší pořizovací ceny i dlouhá doba potřebná pro vývoj a odladění. Příprava takového softwaru se může nepříjemně protáhnout, což je jistě noční můra každého podnikatele, který potřebuje sofistikovaný software v co nejkratším čase.